Hoe kun je InfoPath formulieren het beste opbouwen

Op de SharePoint Conferentie SPC11 in Anaheim, heb ik een sessie biijgewoond van Darvish Shadravan, Senior Technology Specialist bij Microsoft.

In zijn sessie (SPC296) legde hij uit hoe je Webgebaseerde InfoPath formulieren het beste op kunt bouwen.
Het was een sessie in hoog tempo, commentaar en vragen konden worden gesteld via Twitter (@Dshadravan)

Darvish legde uit dat het belangrijk is dat je technisch begrijpt wat er op de achtergrond gebeurt als een formulier wordt ingediend. Door alle dataverbindingen die gebruikt worden om bijvoorbeeld velden in het formulier automatisch te laten invullen, afhankelijk van de gebruiker die is ingelogd, vind er een check plaats bij de webservers, die vervolgens weer checken bij de applicatie server. Er ontstaat hierdoor altijd een vertraging. Hoe lang deze vertraging duurt, hangt af van het aantal velden wat in het formulier wordt gebruikt en het aantal dataconnecties dat moet worden opgebouwd. Het aantal views wat van het formulier wordt gemaakt speelt hierbij tevens een rol.
Een handige tool om de prestaties van een formulier te analyseren is Fiddler.
Door Fiddler aan te zetten als het formulier geopend wordt, kun je waardevolle informatie krijgen, welk onderdeel van het formulier, traag opbouwd en hier je ontwerp op aanpassen.

Op de vraag uit het publiek of er een gouden standaard is, antwoorde Darvish, dat het allemaal om de gebruikers ervaring gaat, gouden regels bestaan niet.

Als voorbeeld laat Darvish een formulier zien, waarop de gebruiker middels een knop gevraagd wordt om zijn gegevens op te halen. De gebruiker verwacht nu enige vertraging omdat er gegevens opgehaald moeten worden.

Vooral met grotere formulieren waar veel dataverkeer plaatsvindt, is het verstandiger om de formulieren in delen op te splitsen, in meerdere views.
Probeer de gebruiker met een ‘wizard-achtige’ ervaring door het formulier te leiden. Dus gebruik knoppen om de gebruiker door het formulier te laten navigeren.
Hou zaken die op deze persoon niet van toepassing zijn, verborgen. (met andere woorden val je gebruiker vooral niet lastig met onnodige vragen)

InfoPath kan, in de 2010 versie, vaker ingezet worden om het schrijven van code te voorkomen, hetgeen kostenbesparend werkt.

De overall boodschap van deze sessie:
Ontwerp altijd met in je achterhoofd: hoe zal de gebruiker het ervaren!

Presence met behulp van Lync in EPIC?

September 2011 heb ik bij Wortell een aantal sessies van wat zij de techready noemen bijgewoond.
Een van de sessies ging over Microsoft Office 365, met name het deel van de sessie over Lync, de opvolger van OCS, zette mij aan het denken. Steeds meer bedrijven combineren hun line of business applicaties met de presence informatie van Linq.
Het Spaarne Ziekenhuis gebrukt als eerste ziekenhuis in Europa het elektronisch patiënten dossier (EPD) van het Amerikaanse EPIC. Dit EPD wordt in de VS in vele ziekenhuizen gebruikt.

Navraag bij zowel Microsoft als bij EPIC leerde mij dat er momenteel niets bekend is over het combineren van deze twee technieken.
In mijn ogen zou dit een gouden combinatie zijn, immers artsen en verpleegkundigen werken doorlopend met EPIC, overige applicaties zijn van ondergeschikt belang en worden slechts geraaadpleegd als er geen patiënten in de buurt zijn.
Het inzicht wat je met Lync krijgt in de beschikbaarheid van collega’s, laat de communicatie veel effectiever verlopen.
Als de status groen is, kun je iemand bellen, bij geel groen misschien beter een IM bericht, bij geel wellicht beter een email. Bij een rood bolletje een email, of toch liever een andere collega.
Groot voordeel is dat jouw aanwezigheid meereist met de pc waarop je bent ingelogd.
Met de komst van EPIC is het zo geregeld dat je slechts op één plek kunt zijn ingelogd.

Het zou mooi zijn als de agenda’s van de dokter in EPIC sturend kunnen zijn, zoals dat traditioneel met de Outlook agenda het geval is.

Wie weet wat ons allemaal nog van moois te wachten staat. Hoop dat deze blog post daar een aanzet toe mag geven.

Office 2010 kan conflikten opleveren in een SharePoint 2007/Office 2007 omgeving

Recentelijk werd ik gevraagd om op 2 afdelingen een document optimaler te delen. Er werd vaak vergeten het bestand weer op te slaan, waardoor het voor collega’s gelocked bleef.
Mijn standaard oplossing is dan om versioning en verplicht checkout/checkin toe te passen.
Beide documenten (Word en Excel) waren nog in de 97-2003 status. Geconverteerd naar 2010.
Gevolg door mij was alles prima aan te passen, medewerkers van de afdelingen kregen echter lege documenten. Oplossing was om op een pc met Office 2007 de bestanden op te slaan als .doc respectievelijk .xls en ze vervolgens te converteren. Probleem verholpen.
Wel iets om in de toekomst rekening mee te houden. Dit probleem wordt waarschijnlijk veroorzaakt door de betere beveiliging die Microsoft gebruikt. Op het moment dat je een document opent wordt er gekeken of er geen schadelijke software mee geopend wordt.

Probleem met targetted audiences

Binnen het ziekenhuis waar ik werkzaam ben, ontstond de behoefte om de opiaten die door de apotheek geleverd worden, te registreren. Er zijn 11 klinische afdelingen die aan deze registratie meedoen. Ik heb daar een Blank Site voor aangemaakt, met daarop 11 lijsten die ik via Targetted Audiences aan de juiste groep laat zien. Zoals wel vaker, door voortschrijdend inzicht, wil men nu ook graag de uitgegeven opiaten in beeld. Ik wilde de 11 webparts nogmaals op de site zetten en dan voorzien van een andere view en titel. Aangezien nieuwe web parts per definitie bovenaan geplaatst worden, probeerde ik er voor mij zelf weer een logische volgorde in aan te brengen. Dit genereert een I/O error, die in de event viewer Event ID: 1309 meekrijgt. (ArgumentOutOfRangeException)
Zodra je de targetting van de web parts afhaald, ben je van dit probleem verlost.
Hoop binnenkort met SP 2010 te kunnen testen of dit probleem zich dan nog voordoet.

Probleem met views op basis van Current Events

Aan een agenda web part een extra kolom toegevoegd met daarin keuzes, zoals verjaardag; vakantie; dienst en overlegvormen.
Getracht op basis van de default view “Current events” andere views aan te maken, gefilterd op eerder genoemde keuzes. Probleem hierbij is dat je geen ‘current events’ krijgt, maar alle events. Je kunt niet filteren op ‘Start time’.
Oplossing is een ‘Calculated’ kolom in te voegen, noem deze bijvoorbeeld Datum.
Als formule voer je in ‘=[Start Time] selecteer ‘Date and Time’ als data type en bij Date and Time Format ‘Date Only’en je hebt je kolom gemaakt waarmee je de views kunt filteren.
Met dank aan Michelle Pakron

Microsoft OneNote 2010

Bij OneNote zijn er geen zeer ingrijpende veranderingen doorgevoerd, zoals bij sommige andere programma’s uit de Office familie. Wel is hier de ribbon geintroduceerd, net als in alle Office applicaties, dit zal het gebruikersgemak bevorderen.

Belangrijkste aanpassingen zijn het kunnen delen van notitieblokken via het internet, er is versiebeheer binnengehaald, zoals je dat gewend bent vanuit SharePoint. Recente veranderingen kunnen worden opgespoord en de recyclebin is geintroduceerd.

Kleinere veranderingen zijn:

• Gemakkelijker aanmaken van een subpagina
• Subpagina’s kun je gemakkelijker in- en uitklappen.
• Verbeteringen in de integratie met Outlook
• De snelle stijlen zoals bekend uit Word 2007, zijn nu ook toegepast in OneNote, daardoor kun je nu sneller koppen toevoegen
• In de Snelle toegang werkbalk is standaard een icoon toegevoegd, dat na activering een zijkolom toevoegt, zoda je notities gemakkelijker kunt verwerken.
•  Indien je OneNote op je mobiele telefoon gebruikt en je kladblok in je Windows Live omgeving opslaat, kun je dit synchroniseren.
• Als je samen in een notitieblok werkt, worden veraanderingen ge-highlight
• Je kunt nu opsporen wie iets ge-edit heeft
• Het is mogelijk om audio- en videobestanden op te nemen in OneNote, voorwaarde is een webcam. Dit geeft de mogelijkheid om je tijdens bijvoorbeeld presentaties, beter op te focussen en later verder aantekeningen te maken.
• Niet alleen beschikt OneNote over tekstherkenning vanaf afbeeldingen, ook in spraakopnames kan gezocht worden naar bepaalde woorden.

Microsoft Workspace 2010

Workspace 2010 is de opvolger van Groove. Het biedt gebrukers  de mogelijkheid om essentieele documenten en lijsten uit SharePoint 2010, in hun workspace te zetten. Ze kunnen dan off-line verder werken aan deze documenten en lijsten, waarbij de rechten in stand blijven.
Updates van SharePoint worden op deze manier minder hinderlijk voor de gebruiker.

Updates van de SQL database zijn met de 2010 architectuur ook verbeterd. De updates kunnen worden uitgevoerd op een backup van de database, deze offline database wordt daarna gerestored. Gebruikers hebben tijdens deze periode leesrechten op SharePoint.